Decyzja o zamknięciu firmy nie kończy się na wykreśleniu wpisu z CEIDG. Trzeba jeszcze ustalić, co faktycznie zostało w przedsiębiorstwie i poprawnie udokumentować ten stan. Poniżej pokazuję gotowy wzór remanentu likwidacyjnego, zasady wyceny, różnice między PIT i VAT oraz błędy, przez które dokument traci wartość dowodową.
Najważniejsze informacje przed sporządzeniem remanentu
- Brak urzędowego formularza oznacza, że możesz przygotować własny arkusz, ale musi zawierać wymagane dane.
- Data spisu powinna odpowiadać dniu likwidacji działalności albo faktycznego zaprzestania czynności opodatkowanych.
- KPiR obejmuje towary, materiały, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, ale nie zwykłe środki trwałe.
- Wyceny dokonuje się najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.
- Czynny podatnik VAT sporządza dodatkowy spis składników, od których przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia podatku.
Co powinien zawierać wzór remanentu likwidacyjnego
Remanent likwidacyjny, nazywany też spisem z natury, dokumentuje składniki pozostałe w firmie na dzień jej zamknięcia. Dla podatku dochodowego sporządza się go przede wszystkim przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Przepisy nie narzucają jednego urzędowego druku. Jak podaje podatki.gov.pl, własny arkusz jest prawidłowy, jeśli zawiera wszystkie wymagane informacje i został sporządzony w sposób staranny oraz trwały. Dokument może mieć formę papierową albo elektroniczną, pod warunkiem że można go odtworzyć i udostępnić podczas kontroli.
Gotowy układ arkusza
| SPIS Z NATURY NA DZIEŃ ........................................ | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nazwa firmy: ............................................................ Właściciel: ................................................................. Adres: ........................................................................... |
||||||
| Lp. | Opis składnika | Jednostka | Ilość | Cena jednostkowa | Wartość | Uwagi |
| 1 | ................................................ | ................................ | ................................ | ................................ zł | ................................ zł | ................................ |
| 2 | ................................................ | ................................ | ................................ | ................................ zł | ................................ zł | ................................ |
| Łączna wartość spisu | ................................ zł | |||||
Na końcu dodaj klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...”, podpis właściciela oraz, jeśli spis przygotowują inne osoby, ich podpisy. W dokumentacji dobrze zostawić także informację „wartość spisu wynosi 0 zł”, gdy firma nie ma żadnych składników objętych remanentem.
Co wpisać do spisu przy likwidacji działalności
W spisie dla celów PIT ujmuje się składniki związane z działalnością, które pozostają na dzień likwidacji. Chodzi przede wszystkim o towary przeznaczone do sprzedaży, materiały oraz elementy produkcji lub usług będące jeszcze w toku.
- towary handlowe,
- materiały podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby i produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki i odpady.
Nie wpisuj automatycznie każdego przedmiotu znajdującego się w firmie. Środki trwałe, takie jak samochód, komputer czy maszyna, ujmuje się co do zasady w wykazie składników majątku, a nie w remanencie KPiR. To jedno z najczęstszych nieporozumień przy zamykaniu jednoosobowej działalności.
Spis obejmuje również towary będące własnością firmy, ale znajdujące się poza jej siedzibą, na przykład w magazynie zewnętrznym. Towary obce pozostawione w firmie także należy wykazać, jednak tylko ilościowo, z podaniem właściciela. Towarów obcych nie wycenia się.
Przeczytaj również: Zasady rachunkowości w praktyce - co musi wiedzieć firma?
Ryczałt i pełna księgowość
Przedsiębiorca na ryczałcie nie rozlicza remanentu w taki sam sposób jak podatnik prowadzący KPiR. Przy likwidacji powinien sporządzić wykaz składników majątku, zawierający między innymi nazwę składnika, datę nabycia, wartość początkową, metodę amortyzacji i sumę odpisów.
Jeżeli firma prowadzi księgi rachunkowe, zakres dokumentacji wynika z ustawy o rachunkowości i może obejmować inwentaryzację oraz wykaz majątku likwidowanego przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji prosty arkusz z internetu nie zastąpi procedur wymaganych przy pełnej księgowości.
Jak wycenić składniki i policzyć wartość spisu
Sam spis ilościowy to dopiero połowa pracy. Każdy własny składnik trzeba wycenić według właściwej zasady, a potem pomnożyć ilość przez cenę jednostkową. Wyceny dokonuje się w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.
| Rodzaj składnika | Sposób wyceny |
|---|---|
| Towary i materiały | Cena zakupu lub nabycia, ewentualnie niższa cena rynkowa z dnia spisu |
| Półwyroby i wyroby gotowe | Koszt wytworzenia |
| Produkcja niezakończona | Koszt wytworzenia, nie niższy niż koszt zużytych materiałów bezpośrednich |
| Odpady użytkowe | Oszacowana wartość z uwzględnieniem możliwości dalszego wykorzystania |
| Towary obce | Bez wyceny, tylko ilość i informacja o właścicielu |
Przykład jest prosty. W magazynie zostało 20 sztuk produktu kupionego po 50 zł netto. Jego wartość w spisie wynosi 1000 zł. Jeśli na dzień likwidacji realna cena rynkowa spadła do 42 zł, można zastosować niższą wartość, czyli 840 zł, ale przyczyna obniżki powinna być możliwa do obrony, na przykład wyprzedaż, uszkodzenie albo utrata aktualności.
Jeżeli wpisujesz niższą wartość z powodu uszkodzenia lub wyjścia towaru z mody, przy danej pozycji dobrze podać także pierwotną cenę zakupu. Dzięki temu księgowość i urząd skarbowy widzą, skąd wynika obniżka.
Remanent PIT a spis z natury dla VAT
To nie są dwa identyczne dokumenty. Spis dla PIT służy do rozliczenia wartości zapasów w KPiR, natomiast spis dla VAT obejmuje składniki, które pozostały w firmie i przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia podatku.
W spisie VAT mogą znaleźć się między innymi towary handlowe, materiały, wyposażenie oraz środki trwałe. Nie wpisuje się składników, przy których zakupie prawo do odliczenia VAT w ogóle nie przysługiwało, na przykład z powodu charakteru zakupu lub zwolnienia sprzedawcy.
| Element | PIT w KPiR | VAT |
|---|---|---|
| Cel dokumentu | Ustalenie wartości zapasów przy likwidacji | Rozliczenie VAT należnego od określonych składników |
| Towary handlowe | Tak | Tak, jeśli istniało prawo do odliczenia VAT |
| Środki trwałe | Nie w remanencie KPiR | Tak, jeśli przy zakupie przysługiwało odliczenie |
| Towary bez prawa do odliczenia | Według zasad PIT | Nie |
W arkuszu VAT warto dodać kolumny dotyczące stawki VAT, podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego. Czynny podatnik VAT składa również VAT-Z oraz informację o spisie właściwą dla okresu rozliczeniowego, obecnie VAT-S1M albo VAT-S1K. Informację przekazuje się najpóźniej z JPK_VAT z deklaracją za ostatni okres.
Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie sporządza likwidacyjnego spisu VAT. Nie oznacza to jednak automatycznie braku dokumentów dla PIT albo wykazu składników majątku.
Jak przeprowadzić spis krok po kroku
- Ustal datę likwidacji i zaplanuj spis na ten sam dzień.
- Zablokuj ruch magazynowy, aby w czasie liczenia nie doszło do sprzedaży lub przyjęcia kolejnych towarów.
- Przejdź przez wszystkie miejsca przechowywania, w tym magazyny zewnętrzne, samochody i towary oddane do naprawy.
- Oddziel własność firmy od towarów obcych.
- Opisz składniki jednoznacznie, najlepiej nazwą, modelem, rozmiarem lub numerem seryjnym.
- Policz ilość i wpisz właściwą jednostkę miary.
- Dobierz cenę zgodnie z zasadami wyceny i oblicz wartość pozycji.
- Zsumuj arkusz, podpisz go i zachowaj razem z dokumentacją księgową.
Najlepiej wykonać zdjęcia magazynu oraz zachować dokumenty potwierdzające ceny, zwłaszcza gdy zapasy są przecenione. Nie jest to osobny obowiązkowy element spisu, ale znacznie ułatwia wyjaśnienie różnic, gdy stan fizyczny nie odpowiada ewidencji.
Błędy, które najczęściej psują dokument
Pierwszy błąd to wpisanie samej łącznej kwoty bez wyszczególnienia produktów. Taki dokument nie pokazuje, co faktycznie znajdowało się w firmie, dlatego powinien zawierać pozycje, jednostki, ilości i ceny.
Drugi problem to pomijanie towarów przechowywanych poza siedzibą. Zamknięcie sklepu lub opróżnienie biura nie wystarcza, jeśli część zapasów nadal znajduje się u operatora logistycznego, kontrahenta albo w prywatnym magazynie przedsiębiorcy.
Często myli się także remanent z wykazem majątku. Samochód firmowy, laptop wpisany do ewidencji środków trwałych czy maszyna nie powinny być dopisywane do spisu KPiR tylko dlatego, że nadal są własnością firmy. Trzeba je ująć w odrębnym wykazie składników majątku.
Nie wysyłaj spisu PIT do urzędu skarbowego razem z CEIDG, jeśli przepisy nie wymagają takiego przekazania. Dokument należy przechowywać przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, a na żądanie udostępnić organowi. Obowiązek złożenia formularza VAT albo informacji VAT to odrębna kwestia.
Co zrobić po podpisaniu remanentu
Po zakończeniu spisu wpisz jego wartość jako ostatni zapis w KPiR, nawet jeśli wynosi zero. Wykaz składników majątku oraz dokumenty VAT przechowuj osobno, aby łatwo rozdzielić obowiązki dotyczące podatku dochodowego, VAT i majątku firmy.
Jeżeli po likwidacji sprzedasz składnik majątku, sprzedaż może jeszcze wywołać skutki podatkowe. W przypadku składników pozostałych po działalności znaczenie ma między innymi termin zbycia, forma opodatkowania oraz to, czy sprzedaż odbywa się w ramach nowej działalności.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie to przygotowanie dwóch arkuszy, gdy firma jest czynnym podatnikiem VAT: jednego dla PIT i KPiR, drugiego dla VAT. Mogą wyglądać podobnie, ale nie powinny być bezrefleksyjnie kopiowane, bo obejmują inny zakres składników i służą do innych rozliczeń.
Dobry arkusz zamyka temat bez domysłów
Wzór remanentu likwidacyjnego nie musi być rozbudowany, ale powinien pozwolić odpowiedzieć na trzy pytania: co zostało, ile tego było i jak ustalono wartość. Jeżeli arkusz zawiera te informacje, właściwą datę, podpisy, końcową klauzulę i został powiązany z dokumentacją księgową, spełnia swoją najważniejszą funkcję.
Przy większym magazynie, środkach trwałych albo jednoczesnym rozliczeniu PIT i VAT skonsultowałbym dokument z księgowym przed wykreśleniem firmy. Koszt takiej kontroli jest zwykle niewielki w porównaniu z konsekwencjami błędnego spisu, zwłaszcza gdy w firmie zostały towary o znacznej wartości.
