Księga przychodów i rozchodów na przykładzie miesiąca

Jedna faktura sprzedaży i kilka wydatków potrafią wystarczyć, żeby początkujący przedsiębiorca całkiem pogubił się w kolumnach. Poniżej pokazuję, jak wygląda księga przychodów i rozchodów na przykładzie konkretnego miesiąca, które kwoty wpisuje się do poszczególnych pól, jak obliczyć dochód i gdzie najłatwiej popełnić błąd.

Co właściwie pokazuje księga przychodów i rozchodów

PKPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, służy do ewidencjonowania zdarzeń wpływających na podatek dochodowy. W praktyce zapisujesz w niej sprzedaż oraz wydatki, które mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Nie jest to pełny obraz przepływów pieniężnych firmy. W księdze mogą pojawić się faktury, za które jeszcze nie zapłaciłeś, a nie każdy przelew bankowy automatycznie staje się kosztem. To rozróżnienie jest ważne, bo data zapłaty i data ujęcia dokumentu nie zawsze są takie same.

Wzór obowiązujący od 2026 roku ma 19 kolumn. Najważniejsze dla typowej jednoosobowej działalności są:

• kolumny 1-8 dotyczą numeru wpisu, daty, dowodu księgowego, kontrahenta i opisu zdarzenia,
• kolumny 9-11 pokazują przychody ze sprzedaży, pozostałe przychody i ich sumę,
• kolumny 12-13 służą do zakupu towarów, materiałów i kosztów ubocznych zakupu,
• kolumna 14 obejmuje wynagrodzenia w gotówce i naturze,
• kolumna 15 zawiera pozostałe wydatki, takie jak czynsz, telefon, oprogramowanie czy paliwo,
• kolumna 17 pokazuje razem wydatki, a kolumny 18-19 służą do opisu kosztu i dodatkowych uwag.

Jeżeli faktura została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, jej numer identyfikujący trafia do kolumny 3. Inny numer dowodu księgowego wpisuje się w kolumnie 4. Tak wynika z obowiązującego od 1 stycznia 2026 roku rozporządzenia dotyczącego prowadzenia PKPiR.

Przykład wpisów w PKPiR za jeden miesiąc

Załóżmy, że przedsiębiorca świadczy usługi marketingowe i jest czynnym podatnikiem VAT. W czerwcu wystawił faktury na łączną kwotę 7500 zł netto. W tym samym miesiącu kupił materiały, oprogramowanie i paliwo oraz wypłacił wynagrodzenie.

W uproszczonym zestawieniu nie pokazuję wszystkich danych kontrahentów ani numerów KSeF. W prawidłowej księdze trzeba uzupełnić pełny opis dokumentu, dane sprzedawcy lub nabywcy oraz właściwy numer dowodu.

Jak policzyć wynik miesiąca

Przychód ze sprzedaży wynosi 7500 zł. Koszty to 1800 zł zakupu materiałów, 300 zł za oprogramowanie, 1500 zł wynagrodzenia i 300 zł paliwa, czyli razem 3900 zł.

Dochód przed uwzględnieniem innych rozliczeń podatkowych wynosi zatem 3600 zł. To właśnie od dochodu, a nie od samej wartości wystawionych faktur, wylicza się podatek dochodowy. Ostateczna zaliczka może jednak zależeć między innymi od składek, ulg, wcześniejszych strat i wybranej formy opodatkowania.

Netto czy brutto w księdze

Podatnik VAT czynny ujmuje w PKPiR co do zasady wartość netto, ponieważ podatek VAT rozlicza w ewidencji VAT. Przykładowo faktura za usługę na 6150 zł brutto przy stawce 23% trafi do kolumny przychodów w kwocie 5000 zł.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie odlicza podatku naliczonego. W jego przypadku kosztem albo przychodem jest zazwyczaj kwota brutto. To jedna z najczęstszych przyczyn różnic między własnym arkuszem a zapisami biura rachunkowego.

Nie wystarczy jednak mechanicznie wybrać netto lub brutto. Przy wydatkach związanych z samochodem, reprezentacją, środkami trwałymi czy częściowym odliczeniem VAT sposób ujęcia może wymagać dodatkowej analizy.

Trzy sytuacje, które często zmieniają sposób wpisu

Zakup towaru handlowego

Jeżeli sklep internetowy kupuje 20 sztuk produktu przeznaczonego do dalszej sprzedaży, wydatek trafia do kolumny 12. Nie wpisuje się go do pozostałych kosztów tylko dlatego, że faktura dotyczy zwykłego zakupu.

Przykładowo zakup towaru za 2400 zł netto ujmujesz jako zakup towarów handlowych. Koszt uboczny, na przykład transport w wysokości 150 zł, może trafić do kolumny 13. Ten podział pomaga później prawidłowo rozliczyć remanent.

Sprzęt kupiony do firmy

Zakup monitora za 1800 zł netto może być zwykłym kosztem, jeśli spełnia warunki jednorazowego ujęcia. Droższy sprzęt może natomiast stać się środkiem trwałym i być rozliczany przez amortyzację, czyli stopniowe zaliczanie jego wartości do kosztów.

Nie wpisywałbym drogiego samochodu, maszyny ani specjalistycznego urządzenia do pozostałych wydatków bez sprawdzenia zasad amortyzacji. W takim przypadku sama faktura nie przesądza jeszcze o prawidłowym rozliczeniu.

Przeczytaj również: KPiR bez błędów - co wpisywać i jak rozliczać koszty?

Leasing samochodu

Przy leasingu operacyjnym do kosztów mogą trafiać opłaty wynikające z faktur leasingowych, ale trzeba uwzględnić sposób używania pojazdu, ograniczenia podatkowe i ewentualne rozliczenie VAT. W praktyce rata leasingowa nie zawsze powinna być wpisana jedną kwotą bez dodatkowego sprawdzenia.

To szczególnie ważne przy samochodzie używanym zarówno firmowo, jak i prywatnie. Opis celu gospodarczego oraz komplet dokumentów są wtedy równie istotne jak sama wartość faktury.

Kiedy wydatek nie powinien trafić do PKPiR

Podstawowa zasada brzmi prosto, ale w praktyce bywa źródłem sporów. Koszt powinien mieć związek z osiąganiem przychodu, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i być właściwie udokumentowany.

• Nie wpisuj wydatku prywatnego tylko dlatego, że faktura została wystawiona na firmę.
• Nie ujmuj kosztu na podstawie samego potwierdzenia przelewu, jeśli wymagany jest faktura, rachunek lub inny dowód.
• Nie traktuj każdej kary, mandatu ani wydatku reprezentacyjnego jako kosztu podatkowego.
• Sprawdź, czy wydatek dotyczy działalności, zwłaszcza przy telefonie, samochodzie, mieszkaniu i sprzęcie używanym w domu.
• Zadbaj o jasny opis, na przykład „materiały do realizacji zlecenia dla klienta”, zamiast ogólnego „zakup firmowy”.

Najczęstszy błąd początkujących polega na utożsamianiu kosztu z każdym wydatkiem. Ja przyjmuję bezpieczną regułę, że przy nietypowej fakturze trzeba umieć odpowiedzieć na dwa pytania: co kupiono i jak zakup pomaga firmie zarabiać.

Jak prowadzić księgę w 2026 roku

Od 2026 roku część przedsiębiorców prowadzących działalność opodatkowaną PIT musi prowadzić PKPiR przy użyciu programu komputerowego. Dotyczy to podatników, którzy co miesiąc składają ewidencję JPK_V7M. Ministerstwo Finansów wskazuje również, że pierwsze przekazanie ustrukturyzowanych ksiąg podatkowych nastąpi w 2027 roku.

Dla pozostałych przedsiębiorców papierowa dokumentacja może być jeszcze dopuszczalna, ale wybór programu zwykle ułatwia kontrolę numeracji, sum miesięcznych, korekt i archiwizacji. Program powinien pozwalać na wygenerowanie struktury JPK_PKPIR oraz ewidencji środków trwałych, jeśli firma ma taki obowiązek.

Praktyczny schemat pracy wygląda tak:

1. Zbierz faktury sprzedaży, zakupu, listy płac i inne dowody.
2. Sprawdź datę zdarzenia gospodarczego, a nie tylko datę przelewu.
3. Ustal, czy dokument dotyczy przychodu, towaru, wynagrodzenia czy pozostałego kosztu.
4. Wpisz właściwą kwotę netto lub brutto.
5. Dodaj opis i zachowaj dokument w sposób pozwalający szybko go odszukać.
6. Na koniec miesiąca sprawdź sumy oraz zgodność z ewidencją VAT i rachunkiem bankowym.

Przy metodzie kasowej PIT data ujęcia przychodu lub kosztu może zależeć od momentu zapłaty. To wyjątek, którego nie należy mieszać ze zwykłą zasadą księgowania według daty wynikającej z dokumentu.

Prosty sposób na kontrolę własnych wpisów

Po zaksięgowaniu dokumentów porównaj trzy liczby. Pierwsza to sprzedaż z faktur i ewidencji sprzedaży, druga to suma kosztów w PKPiR, a trzecia to kwota wynikająca z konta bankowego i kasy. Rozbieżność nie zawsze oznacza błąd, ale prawie zawsze wymaga wyjaśnienia.

Jeżeli dopiero zaczynasz, nie musisz od razu analizować wszystkich 19 kolumn. W typowej działalności usługowej najpierw opanuj datę, numer dokumentu, opis, przychód i kategorię kosztu. Dopiero później dochodzą kwestie amortyzacji, remanentu, leasingu czy rozliczeń samochodowych.

Przykład księgi jest dobrym punktem startu, ale nie zastąpi oceny konkretnego dokumentu. Przy większych zakupach, nietypowych umowach i kosztach mieszanych rozsądniej skonsultować wpis z księgowym, zanim wpłynie on na wysokość podatku.